Dalam sistem ERP seperti Microsoft Dynamics AX 2009, pengelolaan user dan hak akses menjadi aspek krusial untuk menjaga keamanan serta efisiensi operasional. Setiap pengguna yang mengakses sistem perlu dibatasi hak aksesnya berdasarkan peran dan tanggung jawab, agar hanya fitur dan data yang relevan saja yang bisa mereka gunakan. Untuk itu, Dynamics AX menyediakan struktur tabel yang kompleks namun fleksibel dalam mengatur hubungan antara user, grup, serta hak akses yang dimiliki.
Daftar Tabel User Dan Tabel Akses/Security
Artikel ini akan membahas secara rinci tabel-tabel utama yang terlibat dalam manajemen user dan akses di Dynamics AX 2009, termasuk relasinya satu sama lain. Mulai dari tabel UserInfo hingga AccessRightsList, pemahaman terhadap struktur ini akan sangat membantu bagi administrator sistem, auditor, maupun developer yang ingin mengoptimalkan atau menyesuaikan akses pengguna dalam aplikasi AX 2009.
Tabel Utama untuk User
Tabel pusat yang menyimpan data pengguna adalah UserInfo. Di sinilah seluruh informasi dasar pengguna, seperti ID dan status, disimpan. Setiap entri di tabel ini mewakili satu user dalam sistem.
UserInfo
Deskripsi: Tabel utama untuk informasi pengguna.
Field kunci: Id (user ID)
Relasi User dan Group
Untuk mengelola hak akses secara lebih fleksibel, Dynamics AX menggunakan konsep grup. Tabel UserGroupList berfungsi sebagai penghubung antara UserInfo dan UserGroup. Satu user bisa tergabung dalam beberapa grup, dan satu grup bisa berisi banyak user. Ini memungkinkan pengaturan hak akses secara kolektif.
1. UserGroupList
Deskripsi: Relasi antara UserInfo dan UserGroup (satu user bisa berada di banyak group).
Field relasi:
UserId → UserInfo.Id
GroupId → UserGroup.GroupId
2. UserGroup
Deskripsi: Tabel daftar grup pengguna (role based).
Field kunci: GroupId
Hak Akses dan Menu
Tabel AccessRightsList adalah kunci dalam menentukan akses apa yang dimiliki oleh masing-masing grup terhadap elemen menu di sistem, seperti form, laporan, atau menu item. AccessRightsList berisi informasi hak akses seperti Read, Insert, Update, dan Delete yang dihubungkan melalui GroupId dan MenuItemName.
AccessRightsList
Deskripsi: Menyimpan hak akses (Read, Insert, Update, Delete) untuk tiap UserGroup terhadap MenuItem.
Field relasi:
GroupId → UserGroup.GroupId
MenuItemName → MenuItemName.Name
Pengelompokan Keamanan dengan SecurityKey
Dynamics AX 2009 juga memiliki sistem SecurityKey dan SecurityKeyGroup yang mengelompokkan akses berdasarkan jenis kontrol keamanan. Melalui tabel SecurityUserGroup, sistem menghubungkan grup user dengan grup security key tertentu, sehingga akses bisa dikontrol pada tingkat yang lebih dalam.
1. SecurityKeyGroup
Deskripsi: Grup dari SecurityKeys yang digunakan untuk mengontrol akses.
Field kunci: GroupId
2. SecurityUserGroup
Deskripsi: Hubungan antara UserGroup dan SecurityKeyGroup.
Field relasi:
GroupId → UserGroup.GroupId
SecurityKeyGroupId → SecurityKeyGroup.GroupId
3. SecurityKey
Deskripsi: Tabel kunci keamanan untuk berbagai objek (form, menu, dll).
Field kunci: KeyId
Role Based Security (Opsional)
Jika Role Based Security diaktifkan, maka tabel seperti SecurityRole juga ikut digunakan. Tabel ini menyimpan daftar peran (role) yang kemudian bisa dihubungkan dengan hak akses spesifik, meskipun ini lebih umum ditemukan di versi AX yang lebih baru.
SecurityRole
Deskripsi: Jika Anda mengaktifkan Role Based Security.
Field kunci: RoleId
Relasi Dan Ttruktur Tabel
Relasi antar tabel-tabel ini bisa divisualisasikan dalam bentuk diagram ERD (Entity Relationship Diagram). Diagram ini menggambarkan keterkaitan langsung antara user, group, akses menu, dan kontrol keamanan, sehingga memudahkan pengembang dan administrator dalam mengelola struktur keamanan sistem.
Tabel, Menu, dan Akses Objek Pendukung
Tabel-tabel SqlDictionary, SysMenu, SysMenuElements, MenuItemName adalah beberapa tabel yang digunakan untuk menentukan akses ke menu dan elemen GUI.
Adapun tabel SqlDictionary adalah daftar nama tabel beserta ID tabel-nya. Sementara untuk menu dan akses objek field-field penting adalah: Name, ObjectType, dan Object.
Memahami struktur tabel user dan akses di Dynamics AX 2009 sangat penting untuk melakukan audit keamanan, pengembangan kustomisasi, atau integrasi sistem. Dengan pengelolaan yang baik, organisasi dapat memastikan bahwa hanya user yang berhak yang mendapatkan akses sesuai peran dan tanggung jawabnya.